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Développement d’un gestionnaire d’inscriptions en ligne à des formations pour la Carsat BFC

Afin de se séparer d’une gestion chronophage et complexe des inscriptions aux formations qu’elle propose, la Caisse d’assurance retraite et de la santé au travail Bourgogne et Franche-Comté souhaitait bénéficier d’une application web efficace dédiée à son offre de formation.

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Offre de formation et inscription en ligne

Avec le désir de digitaliser la gestion lourde des inscriptions à leurs formations, nous avons développé et déployé une application web sur-mesure pour la Carsat BFC.

Depuis un site internet dédié, l’internaute a accès au catalogue complet des formations proposées par la Carsat BFC. Pour chacune d’entre-elles est disponible un descriptif, une liste des partenaires dispensant ladite formation ou bien un formulaire d’inscription en ligne direct si des sessions sont disponibles.

Emails et SMS automatiques

Tout au long du procès d’inscription à une formation, l’inscrit recevra plusieurs emails automatiques : confirmation d’inscription, confirmation de tenue du stage, etc. Nous avons également mis en place l’envoi automatique de SMS aux inscrits pour leur rappeler les horaires précises du stage la veille de sa tenue.

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Back-office et gestion automatisée

Dans une partie sécurisée, les formateurs de la Carsat BFC gèrent les formations et les sessions disponibles, et assurent la modération des inscriptions reçues.

Les actions récurrentes sont automatisées : valider une inscription, envoyer un email de confirmation, mettre à jour le nombre de places disponibles ne nécessitent désormais qu’un clic unique.

L’application web est modulable et autorise l’ajout ultérieur de nouvelles fonctionnalités. Au terme de quelques semaines d’utilisation, nous avons ajouté à l’outil la possibilité de générer plusieurs nouveaux documents, ainsi qu’un contrôle de présence/absence des inscrits aux stages.

Gain de temps notable

Au final, le gain de temps au traitement des inscriptions est conséquent. L’automatisation des tâches récurrentes permet aux formateurs de la Carsat BFC d’accorder davantage de temps aux éléments essentiels de leur activité.

Génération de documents

L’application web permet également de générer des documents à la volée avec les données collectées lors des inscriptions : attestations mises en page automatiquement au format PDF, exports des données au format CSV, listes d’émargement préformatées, etc.

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